SOLUTIONS
課題解決事例
もうバーコードなしの事務処理なんて考えられません!
企業概要
愛知県鋳物製造業従業員(15名〜20名)受注・売上請求管理システム
業務の特徴
多種多様な鋳物を製造している。(現状での商品 登録数は11,000点)また、鋳物製造のための 砂型・中子なども外注に製造依頼している。
過去システム
受注管理:オーダーメイド / 売上請求:オーダーメイド / 作業指示書:手書き
導入前の課題
- 品名が同じでも、「サイズ・材質・単重など」の違いがあるので、それらを受注毎に入力する作業が大変で、打ち間違いによるミスも多かった。
- 注文を受けてから工場へ製造の指示をする時に、各製品に入れる得意先毎の特定のマークがあり、そういったものも社長様がそれらのマークも含めて作業指示書に手書きで記入していたので、ものすごく時間を取られていた。
- 受注件数が多いので、その度に外注先へお願いする発注書や材料の送り状を手書きで記入していたので、それにも非常に時間を取られていた。
- 歩留まりが読みづらい製品なので、受注残の管理がずさんになっており、注残品を製造するのが上手く段取りできずに、得意先からの請求があってから無理やり段取りに挟み込むことで生産効率が悪くなっていた。
ご提案・開発内容
結果:事務処理にかかる時間コストを50%以上カット!
システムフロー
画面サンプル
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受注入力画面
当該会社様がご活躍されている業界独特の入力項目も、一旦作成しては実際に使ってみて、そうしていくうちに初めて気付くような必要な項目や不必要な項目も少しずつ追加・削除を繰り返しながら、最終的にこのような独特な受注入力画面にたどり着きました。
この会社様では、製品に得意先様に指定された「マーク」を入れなければいけないので、誰が入力しても分かり易いように、それらの「マーク」を画面に表示するように作りこむことで間違いが起こらないように入力してもらえる工夫をしています。
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受注入力画面
納品書を作成すると自動で入力されます。
受注入力したデータを様々な処理選択をすることで、必要な情報を一覧にして表示します。
この画面では、「納期」の若い順番に並べることで、製造作業の段取りを組む時に役立つ用にしています。このように、各会社様の知りたい情報のために色々と選択肢を替える事が可能です。
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生産指示書サンプル
受注入力の内容から、自社工場内・事務所内を回すのに必要な情報を抜粋して、ここ生産指示書に自動印字します。(受注番号を読み取るためのバーコード付き)
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発注入力画面
原材料の仕入れや外注先への発注に、受注番号を入力することでそのデータを呼び出して自動入力することが可能です。入力の手間や転記による間違いを防ぐことが出来ます。
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発注書サンプル
今までは複写式だった注文書を、このようにA4サイズのコピー紙を2分割する様式にすることで、お手持ちのレーザープリンターやコピー複合機で印刷して頂くことが可能になります。
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出荷明細書入力画面
多くの発注をする発注先については、送り状の発行をできるだけ少なくしたいというご要望があったために、運輸会社様と取り決めをして、事務コンから自動で呼び出したデータから印字されるものを発行して送り状の代わりにしています。ここでも、受注番号を入力するだけで、そのデータが自動入力されるので、数をこなすのに労力が要りません。
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出荷明細書サンプル
今までは送り状に手書きをしていたものを、このようにA4サイズのコピー紙に内容を多数同時に印字することで、今までにかかっていた時間をかなり短縮することができるようになって喜ばれています。
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売上入力画面
入力箇所が上図のように「受注No.」のところに来た時に、工場から生産が終わった分の生産指示書のバーコードを、パソコンに繋がっているハンディスキャナーで「ピッ」と読み込むだけで、その受注番号の内容が右の各項目に自動で表記されるようになります。数量や単価など変更有れば修整もできます。
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納品書サンプル
今までは複写式だった自社納品書を、このようにA4を3分割、または2分割などの様式にすることで、お手持ちのレーザープリンターやコピー複合機で印刷して頂くことが可能になります。
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明細請求書サンプル
こちらの明細請求書も、自社発行の複写式のものはA4サイズのコピー紙を横向きにして(この会社様では、請求書での表示項目が多いので項目が1列で並べられるように横向きに作りました。)印刷できるようにしました。
お客様アンケート
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システム導入にあたってエニアックを選んだポイントは何でしたか?
以前のシステムを作ってもらった会社は、こちらが作ってほしいシステムを作るための要望などをまとめるために時間を取られたことなどによって、契約時に定められた期間を超過した分については「追加料金がかかります」と言われて、そこで諦めてしまったという苦い経験があったが、エニアックさんではヒアリングや見積もり提案を通じてそんなことはしない会社だとおもえたから。
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弊社システムを使用されて、それ以前と比べてどのように業務が変わりましたか?
受注番号をバーコード化したことで、余分な入力作業が不要になってバーコードを読み取るだけになったので、出荷時の作業もとてもスムーズになり、手間やミスが激減しました。また、今まで社長が手書きで作成していた作業指示書が、受注データを引用して自動で作成できるようになったので、社長もその時間を他に充てることができるようになり、生産性が向上しました。
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ご説明および対応はいかがでしょうか?
どんな質問にも親切丁寧に対応して頂き、決してコンピュータが得意ではない従業員にでも簡単に操作できるように考えて作ってもらえたので、とても満足しています。今ではバーコードなしのシステムは考えられません!
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これからシステムを検討される方へのアドバイスをお願いします。
こういったシステムは、契約前には色々と期待してお願いしますが、実際の導入後の指導・対応が親切なので、これなら導入した意味があったと思うし、費用対効果も十分あったと思うので、これが一番大事なのではないかと思います。
エニアック担当スタッフより
以前から他社様で作ってもらったシステムを使用されていましたが、作り込み不足などで結局は手書き処理をされていた部分(受注や作業指示書など)で、
「とても楽になったわ~」と喜んでいただいたお言葉は忘れません。
一つ一つをご一緒に作らせていただいた思い入れの深いシステムです。