SOLUTIONS
課題解決事例
今までの事務処理にかかっていた時間が半減しました。
企業概要
愛知県建材卸売業従業員(4名〜6名)仕入買掛・売上請求管理システム
業務の特徴
各種建材メーカーから何万点とある建材を仕入れて得意先様の建築現場へ配達するので、各建築現場毎に納品書や請求書を起こす必要がある。
過去システム
売上請求:他メーカー事務専用機 / 仕入買掛:他メーカー事務専用機
導入前の課題
- とにかく取り扱い商品が多く(現状で14,000件の登録商品数)、それらの新規商品登録や売上・仕入入力時の入力や商品検索等の手間がかかっていた。
- 同じ得意先でも、現場ごとに消費税をかける必要があるので、それに対応していなかった時には、現場別に集計し直して調整しなければいけなかった。
- 伝票の数も非常に多かったので、請求書作成前の請求漏れや単価訂正忘れなどのチェック作業や訂正作業も大変だった。
ご提案・開発内容
システムフロー
画面サンプル
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売上入力画面
得意先に紐づけされた物件名だけが検索画面で表示されるので、選択の手間がかかりません。
このお客様では、現場を物件と呼んでいます。
検索履歴のトップ10(数は増やすこと可能)をボタン1つで表示して選択可能なので、頻繁に使うものの入力時間が大幅に省けます。
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請求一覧表
この印は、各現場(子)の請求だという印です。
こちらのお客様では担当営業様が個別にそれぞれの売り上げも管理しており(エクセル)、毎月の伝票量の多さと請求金額の大きさがある故に、経理上の入力ミスを確実にチェックすることが求められています。
そのチェック作業を事務担当の奥様がしていますが、その時に、各担当者の請求合計金額を、この画面の合計金額と照らし合わせることで間違いがあるかどうかをまずは発見します。
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得意先別伝票照会画面
前ページで誤差を発見したら、こちらのお客様では担当営業様がそれぞれの現場で納品書を切ってくることもあり、その控えと、この画面の伝票毎の金額をチェックすることで、誤差が生じている伝票を画面上で特定することができます。
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得意先明細一覧表
前ページで誤差の生じている伝票を特定したら、こちらの明細一覧で各伝票の各品目の数字が間違っていないかをチェックします。
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得意先元帳照会画面
前ページで誤差の生じている品目を特定したら、こちらの元帳一覧で訂正したい項目を選択して、このボタンを押すことで直接伝票訂正の画面が出てくるので、いちいち伝票入力画面に戻さなくても訂正できるようになり、伝票訂正の手間を省くことができます。伝票の数が多いお客様には非常にご好評をいただいている機能です。
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請求書(親)サンプル
月々の請求書を発行する時に、まずは最初に得意先に請求する一か月分の合計金額での合計請求書(親)を発行します。
下欄には現場(物件)毎の明細も表示されるようになります。
ちょっとしたことですが、封筒に収まりやすいように折り目を入れる箇所の印を付けています。
A4の白紙のコピー用紙に、お手持ちのコピー複合機やレーザープリンターなどからの印字が可能です。項目やレイアウトはお好みに合わせます。
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請求書(子)サンプル
親の請求書を出した後には、現場(物件)毎の請求書(子)を発行します。サンプルでいくと3現場(物件)分の請求書が発行されます。
下欄には、それぞれの現場(物件)の明細も表示されるようになります。
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売上帳印字サンプル
枠に余白のある範囲内で項目の追加印字は可能です。
コクヨのB5サイズのルーズリーフに自動印字可能です。前回印字を完了したところからの継続印字が可能なので、手書きと同じ感覚でご利用いただくことができます。 -
担当者販売一覧表
締日更新をする必要がないので、範囲の設定を自由に行うことで知りたい情報を得ることが出来ます。
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担当者売上分析表
自由に範囲指定した中での各担当者別の月別の分析表をチェックすることができます。
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商品ABC分析表
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年次集計表
このボタンを押すだけで、画面に表示したデータをエクセルに掃き出すことが出来るようになります。
お客様アンケート
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システム導入にあたってエニアックを選んだポイントは何でしたか?
今までのシステムでは使いにくいと感じていた「入力文字数制限」や「商品検索」や「現場ごとの売上に対しての消費税対応」などの事務処理の簡略化のために、ヒアリングを通しての自由度の高いシステムを弊社用に作ってもらえるというエニアックさんの話しに現実味があったこと。
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弊社システムを使用されて、それ以前と比べてどのように業務が変わりましたか?
今でも私(社長奥様)が1人で「仕入買掛・売上請求」を処理しているが、それにかかる時間が圧倒的に短縮されました。
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ご説明および対応はいかがでしょうか?
何度も実際に使ってみることで感じたプログラムの細かい修正にも、私(社長奥様)が使い易いように親切丁寧に対応して頂けるので、満足しています。
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これからシステムを検討される方へのアドバイスをお願いします。
今までの事務処理システムが一体何だったのか?と思うくらいに、とにかく事務処理能力が上がります。エニアックさんのように、会社の業務に合わせて色々な細かい注文にも親身になって対応してくださるシステム会社さんを選ぶことが大事だと思います。
エニアック担当スタッフより
どうすればご希望の売上入力ができて、どのようにすればそれを請求書や仕入れにも繋げられるかを悩みました。
それまでに使っていたシステムよりも使いやすくすることが一番の目標だったので、詳しく業務内容をお聞きして、
納得していただける形にしたいという気持ちで訪問を積み重ねて作り込んでいきました。
これからもお客様の笑顔が見られることが私の喜びです。