SOLUTIONS
課題解決事例
今まで休日を使って丸一日がかりだった締日業務が常勤後で片付くようになりました！
企業概要
三重県機械部品製造業従業員（3名〜5名）受注・売上請求管理システム
業務の特徴
様々な材質の金属から、得意先様から注文を受けた図面を基に、その通りに金属加工をして納品する。
過去システム
受注管理：データベースソフト / 売上請求：手書き
導入前の課題
- 納品書・請求書の作成は奥様が手書きでされていたが、単価を上げてもらえずに仕事量だけ増えていく中で奥様も製造を手伝わなくてはならなくなり、事務処理との両立に限界を感じ始めていた。
- 製品自体は過去の製品と同じだったとしても、得意先からの製品番号が変更されて新しい製品として再注文が来るので、過去の同じ製品と異なった単価で納品すると、得意先にダメ出しをされて信用を失っていた。そこで、過去のデータから「材質」と「寸法」の条件で簡単に検索できる「データベースソフト」を使っていたが、納品請求まで連動させることができなかったので、そこに手間がかかっていた。
ご提案・開発内容
事務処理にかかる時間コストを50％以上カット！
システムフロー
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システムフロー
画面サンプル
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見積り入力画面
見積もり作成のために必要な項目も、各会社様の必要に応じて様々に追加していくことが可能です。
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見積書印字サンプル
こちらのお客様では、一般的なコクヨの複写式の見積書を使用して印字しています。
品名などが長くて枠内に収まらないので、２段に分けて印字したり、印字のサイズを小さくしたりするなど調整を繰り返して作成しました。 -
見積り照会画面
様々な範囲を指定することで、確認したい見積もりを絞り込むことが出来るので、探す手間を最小限にします。
修正もこのボタン一つで修正画面へひとっとびで修正可能です。
また、内訳の確認も、このボタン一つ押すだけですぐに確認出来ます。
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受注入力画面
ここに表示される見積もり照会のボタンを押すことで、見積もりデータから受注できたデータを呼び出すことが出来るので、余分な入力手間や転記の間違いをなくします。
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受注照会画面
製品自体は過去の製品と同じだったとしても、得意先からの製品番号が変更されて新しい製品として再注文が来るので、過去の製品を製品番号で検索しても意味がない。そこで、このお客様では変わりようがない「材質」と「寸法」から検索ができるように、その検索範囲を追加してあります。
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受注一覧表
受注照会画面で範囲指定した納品日の一覧を印刷して、それを工場への指示書や段取り用として使用することができます。
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売上入力画面①
このボタンから受注入力したデータを呼び出し、その中から納品する（納品できる）製品を選択して、選択した製品のみで納品書を作成できます。
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売上入力画面②
こちらは、前頁で呼び出した受注入力データを３点とも選択した結果の売上入力画面です。
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納品書印字サンプル
こちらのお客様では、一般的なコクヨの複写式の納品書を使用して印字しています。
品名などが長くて枠内に収まらないので、２段に分けて印字したり、印字のサイズを小さくしたりするなど調整を繰り返して作成しました。
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得意先元帳照会画面
得意先毎に指定期間内の売上明細を一覧で表示できます。
今までは帳面や納品書控えを見比べながら間違いがないかをチェックしていましたが、得意先毎の残高や各製品の単価などもこの画面一つでチェックできるようになります。
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請求一覧表
今までは各納品書の控えに記載された売上金額を、一つずつ電卓で計算して、それを２度行ってダブルチェックして間違いがないかまで確認していました。
しかし、このシステムでは元帳照会と請求一覧が日々の単品ごとの入力をするだけで自動で作成され、それらをこの画面で、確認するだけで請求書も自動で作成できるようになりました。 -
合計請求書サンプル
お客様アンケート
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システム導入にあたってエニアックを選んだポイントは何でしたか？
導入前は、納品書・請求書・帳簿は全部手書きで処理をしていて、自分（社長奥様）の歳のこともあり、手書きと集計計算にかかる労力の多さに限界を感じていたところに、エニアックさんからのヒアリングと機器でのデモンストレーションを受けて、導入後のフォローもしっかりとしてもらえそうだと感じたところ。
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弊社システムを使用されて、それ以前と比べてどのように業務が変わりましたか？
自分（社長奥様）もフルタイムで現場仕事をしなくてはいけなかったので、締日になると請求書作成のために休日を丸一日使って事務処理しなくてはいけないな～、と憂鬱になっていましたが、導入後は通常の仕事終わりでも請求書作成ができるようになったので、物凄く楽になって気分も軽くなりました。丁度、娘にも孫が生まれるタイミングでもあったので、その世話もできる余裕もできてとても助かっています。
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ご説明および対応はいかがでしょうか？
親切・丁寧な説明と対応にはとても助かっています。物覚えが良くないので、使用中に分からないことがあって電話しても、丁寧に分かり易く説明してくれるので、こういった対応のおかげで私（奥様）でも使いこなせているのだと思います。
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これからシステムを検討される方へのアドバイスをお願いします。
10年ほど前に税理士に勧められた汎用ソフトにチャレンジして、アフターフォローの悪さもあって使いきれずに諦めてしまった経験もありましたが、現状では弊社取引先から渡される伝票に手書きのものはなくなっており、「自分のところだけがまだ手書き？」と思いながら事務処理をしていました。エニアックさんのようなフォロー体制があれば自分でもできる！と思って、思い切って飛び込んで正解でした。やはり、導入後のフォローが大事だと思います。
エニアック担当スタッフより
コンピュータを使いこなせるかを心配されていましたが、訪問が進むにつれて、次第に慣れていかれました。
無理のない訪問と電話対応の繰り返しで徐々にコンピュータへの不安もなくなり、
納品書だけではなく請求書の作成も楽になられ、事務作業の時間が大幅に短縮されたのではないかと思っています。
これからもお客様のペースにできる限り合わせて、より活用していただけるようなサポートができるように努めていきたいです。
